Gestion des ressources & planification : pourquoi réaliser ses plannings sur Excel n’est pas l’idéal ?
Microsoft Excel est, encore aujourd’hui, l’outil le plus largement utilisé par de nombreuses entreprises pour la planification et la gestion de leurs ressources. Cet outil populaire présente pourtant plusieurs problématiques.
Temps & efficacité
Vous passez beaucoup de temps à créer, mettre à jour et à jongler entre vos différents fichiers pour gérer vos ressources et proposer un planning cohérent.
Avec Excel vous devez créer votre planning de A à Z : il vous faut définir une structure, choisir quelles informations vous allez y mettre et de quelle manière vous allez les présenter. Cela peut vite devenir un vrai casse-tête ! Et ne parlons pas de l’actualisation des informations et les mises à jour.
La lisibilité ainsi que la navigation dans les feuilles Excel peuvent vite devenir compliquées lorsqu’elles sont chargées d’informations. Par ailleurs, l’outil ne vous offre pas véritablement de moyen de vérification et de contrôle.
L’accessibilité est également restreinte puisqu’il est très difficile pour un collaborateur de consulter son planning Excel ailleurs que sur son ordinateur.
Fiabilité & risque d’erreurs
L’erreur est humaine comme le dit si bien le dicton. Une faute de frappe, une mise à jour non sauvegardée, un doublon, l’application d’une mauvaise formule, une source de données incorrectes ; la planification manuelle peut engendrer des risques d’erreurs et le partage de plannings erronés.
De nombreuses études soulignent en effet le manque de fiabilité d’Excel. Le rapport de l’Université d’Hawaï par exemple, démontre que 88% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Le cabinet KPGM vient confirmer ce rapport puisque sur un échantillon de 22 feuilles, ce dernier a détecté des erreurs dans 91% des feuilles. Quant à Coopers & Lybrand, ils ont constaté que 90% des feuilles de calcul de 150 lignes ou plus contenaient des erreurs.
La planification sur Excel suppose une action humaine manuelle. La probabilité de commettre une erreur est donc plus importante.
Manque de centralisation des données & communication
Au lieu d’être centralisé et partagé à l’ensemble des collaborateurs, les divers services de votre entreprise s’appuient probablement sur des fichiers Excel différents pour organiser leur planning. Les plannings ne sont, bien souvent, pas présentés de la même manière et les informations qu’on y retrouve sont différentes. Il y a alors un risque de perte d’informations et d’incohérence lors du partage et de la mise en commun des plannings.
Logiciel de gestion de ressources et de planification
Recourez à un logiciel de gestion de ressources et de planification pour améliorer votre productivité, la fiabilité de vos plannings et la collaboration en interne.
Entre une collaboration difficile, des erreurs de manipulation, l’impossibilité d’assigner des tâches et suivre correctement les temps ou bien même d’afficher un planning personnalisé en fonction de critères spécifiques, la liste de problématiques inhérentes à l’utilisation d’Excel est longue.
Ce système de planification hétérogène en fonction de chaque service ou responsable rend le partage des informations compliqué. Déléguer la planification en interne est alors complexe.
Un logiciel de planification permet de répondre à ces problématiques. Vous centralisez la gestion de vos ressources dans un seul et unique outil. Vous gagnez alors en efficacité, vous travaillez sur un logiciel fiable vous permettant une meilleure collaboration en interne.
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