Qui est le Groupe Boutin ?
Basé en Loire-Atlantique, à Clisson, le Groupe Boutin est une entreprise qui propose des prestations de services destinées aux viticulteurs depuis plus 53 ans. Du vignoble nantais jusqu’à Saumur en passant par la Vendée, Boutin Services offre un large panel de services adaptés aux besoins spécifiques de chaque client. Leur mission ? Aider les viticulteurs à préserver la qualité de leur produit en leur offrant une prestation sur-mesure.
Véritable partenaire de confiance pour les professionnels du secteur, Boutin Services se déplace directement chez ses clients grâce à ses unités mobiles ; des camions spécialement aménagés avec des lignes de production.
L’entreprise propose une multitude de services tels que la filtration, la mise en bouteilles vin tranquille ou gazéifié, l'étiquetage, la prise de mousse, le remuage et le dégorgement, mais également le débouchage de bouteilles. Elle offre aussi des prestations de vendanges : filtration de bourbe, osmose inverse ou bien encore thermovinification.
Le Groupe possède une unité fixe de lavage de bouteille dans la zone de Tabari à Clisson. Une unité de transport collecte les bouteilles vides chez les clients, les amène à l’unité de lavage où elles sont lavées puis retournées propres aux viticulteurs. Elle propose par ailleurs la vente de bouteilles neuves.
Vous l’aurez compris, la diversité de services proposés, combinée aux caractéristiques spécifiques de chaque viticulteur et à la complexité du métier rend l’organisation et la gestion des chantiers particulièrement complexes.
Christelle Léger nous partage son retour d’expérience sur l’organisation, la gestion des ressources et la planification des équipes de l’unité mobile.
Christelle Léger, responsable administrative au sein du Groupe Boutin, s’occupe notamment de la gestion des unités mobiles, mais aussi de la qualité. Forte de plus de 20 ans d’expérience dans ce secteur, elle est une véritable experte dans son domaine. Christelle dirige une équipe de 3 personnes, chargées de la gestion des plannings, de l’organisation des chantiers et de l’affectation du personnel. L’équipe travaille en étroite collaboration avec deux responsables de production, qui supervisent les équipes mobiles sur le terrain.
Contexte
Il y a 15 ans, l’entreprise Boutin décide de faire l’acquisition du progiciel de gestion intégré (ERP) Divalto pour la gestion de leur activité. Acquisition qui marqua une des premières étapes dans la digitalisation de leurs processus. Néanmoins, la partie gestion des plannings et des ressources manquait à l’appel et se révélait être un véritable besoin pour le service de Christelle.
Il a fallu plusieurs années de recherche pour trouver une solution informatique capable de fluidifier la gestion des ressources et des plannings tout en s’adaptant au métier du Groupe Boutin.
L’acquisition du
logiciel de planning et de gestion des ressources Visual Planning s’est faite
progressivement :
- La phase d’audit a débuté fin octobre 2023. La complexité des plannings et les spécificités métier ont nécessité des mois de réflexion et un travail collaboratif entre l’équipe Dilog et Christelle, véritable partenaire dans ce changement, pour aboutir à une maquette du planning
- Le planning est en production depuis avril 2024 et est pour le moment utilisé par le service administratif de prestation mobile, il sera implémenté prochainement dans d’autres services
Problématiques
Comment se déroulait la planification chez Boutin avant la mise en place d’un logiciel de gestion de ressources et de planification ?
Christelle Léger revient sur les problématiques liées à la planification des chantiers et la gestion des ressources, et explique pourquoi il a été nécessaire pour son entreprise de recourir à un logiciel de gestion de planning & de ressources.
Véritables cheffes d’orchestre, Christelle et son équipe assurent la coordination entre les besoins des clients, les responsables de production d’unité mobile et l’équipe mobile de Boutin Services.
Avant la mise en place de Visual Planning, les plannings étaient établis à la semaine sur des agendas papier. « Si vous voulez imager la chose, c’est très facile. Vous aviez des post-it et 2 agendas » explique Christelle. Après analyse du besoin client, l’équipe administrative allouait l’unité mobile la plus adéquate au chantier et l’inscrivait sur l’agenda.
Tous les vendredis, l’équipe mobile recevait ses plannings et les dossiers de chaque chantier pour la semaine à venir le tout en format papier.
Chaque dossier dispose alors d’un certain nombre d’informations fournies par l’équipe de Christelle. Cela permet d’anticiper les choses au maximum afin de garantir le bon déroulement des chantiers. La responsable administrative nous donne un exemple de composition d’un dossier : « une fiche d’intervention avec les spécificités du chantier (marquage de lot, stérilisation, inertage, étiquetage ...) mais également d’autres fiches comme la fiche technique d’une nouvelle bouteille utilisée, le BAT de l’étiquetage , la fiche installation du camion etc… Tous ces documents sont photocopiés et garder en double au bureau ».
Cette gestion manuelle des plannings, en plus d’être fastidieuse, exigeait une vraie gymnastique mentale et causait plusieurs problématiques.
Problème d’exactitude et de fiabilité des plannings
Il est important de noter que chaque client possède des caractéristiques propres, telles que le type de filtration, le type de camion qui peut être installé, le type de bouteille ainsi que des attentes spécifiques comme l’inertage, la stérilisation ou le besoin en personnel. Il est donc crucial pour l’équipe administrative de garder à l’esprit toutes ces particularités afin d’allouer les bonnes ressources matérielles et humaines.
La
non-centralisation des informations et l’absence de mise à jour des données en
temps réel, dues à l’utilisation d’agendas papier et de post-it, entraînaient
des risques d’erreurs ou d’oublis. Comme le souligne Christelle :
« tout est dans notre tête ». Le partage d’informations était alors
compliqué, rendant difficile le travail collaboratif.
Mais ce n’est pas tout ! Les plannings papier étaient ensuite recopiés sur un fichier Excel puis partagés aux autres services. En effet plusieurs services comme le service de maintenance, avait besoin d’avoir de la visibilité sur la localisation des unités en cas de panne. Le service de lavage lui devait connaître les dates de mise en bouteilles afin de pouvoir assurer le service de lavage et de livraison au bon moment. Il en allait de même pour la livraison de bouteilles neuves.
La multiplication des outils de planification combinée à la ressaisie d’informations rendait la fiabilité des données problématique, ces dernières variant souvent d’un fichier à l’autre. Cette absence d’homogénéité et de centralisation entraînait des erreurs et une perte d’informations.
Chronophagie et perte de temps
Les chantiers ainsi que les camions alloués à chaque chantier étaient inscrits dans un agenda papier en fonction des demandes des clients « il y a plein de lignes par agenda pour pouvoir mettre tous les camions sur l’agenda. On met des couleurs en fonction des besoins. Il y a tellement de choses différentes » nous détaille Christelle.
Les plannings étaient établis à la semaine, une méthode qui posait des problèmes d’efficacité. « C’est lourd de faire des chantiers à la semaine. On doit imprimer des feuilles à chaque changement : on change la date, on réimprime. On change le personnel, on réimprime » souligne la responsable administrative.
De plus, l’équipe administrative devait se partager les agendas papier, ce qui occasionnait une gêne pour les autres membres de l’équipe. Christelle Léger explique : « je suis constamment sur les agendas. Quand mes collègues en ont besoin, elles me demandent « je peux te le prendre ? Je leur dis oui mais tu me le rapportes, fais une photocopie de l’agenda » (…) il n’y a rien à jour ». Cette méthode générait une perte de temps.
Enfin, la retranscription des plannings sur les fichiers Excel pour les autres unités ajoutait du travail supplémentaire mais surtout augmentait le risque de perte d’informations.
Insatisfaction des équipes
La difficulté de partage d’informations fiables et à jour provoquait de la frustration sur le terrain. « Ça mettait beaucoup de tension entre tout le monde » ajoute Christelle. Les changements ou informations de dernières minutes (sur les chantiers de la semaine) ne sont pas facilement gérables. Le téléphone peut aider mais le partage d’information n’est pas optimal.
Mise en place du logiciel
de planification et de gestion de ressources Visual Planning
Centralisation, partage d’informations et travail collaboratif
La mise en place d’un logiciel de planning et de gestion de ressources a permis à l’équipe de centraliser l’ensemble des informations dans un seul outil. Travailler sur un planning partagé et automatisé a largement contribué à l’amélioration du travail collaboratif. Ce changement significatif de méthode de travail n’a pas posé de problème à l’équipe de Christelle en raison notamment de son implication dans le projet.
L’adoption du logiciel est une réussite puisque l’équipe a rapidement « demandé à ce qu’on arrête le doublon (agenda papier/Visual Planning) ». Cependant, un temps d’adaptation a été nécessaire à l’équipe pour se familiariser avec la nouvelle méthode de travail. Après quelques semaines d’utilisation, les premiers avantages se font déjà ressentir :
Il y a un gain de temps, une facilité à noter les informations et à les retrouver. Le clic quoi !
Une mise en place étape par étape : digitalisation des plannings
L’implémentation de l’outil informatique a permis à l’équipe de remplir un planning partagé, mis à jour en temps réel, où sont centralisés tous les éléments essentiels pour chaque chantier « toutes les informations qu'il faut retenir dans la préparation du chantier, on se l'est noté dans un champ bien spécifique. Ce qui fait que quand on a le client, tout de suite on peut dire qu’il faudra amener un groupe électrogène donc on prévoit dans le planning en amont toutes les caractéristiques du client. » cite en exemple Christelle. Le planning leur permet de centraliser toutes les informations dans même endroit.
Une solution personnalisable et un partenariat solide
La complexité de l’activité du Groupe Boutin nécessitait un logiciel capable de répondre aux besoins spécifiques de l’équipe administrative. Un outil standard n’aurait pas suffi. Un travail d’analyse a donc été mené en amont pour identifier les besoins des futurs utilisateurs.
La digitalisation de la planification et de la gestion des chantiers a engendré un certain nombre de changements tant d’un point de vue fonctionnel qu'organisationnel. Il est alors important de nouer un partenariat solide entre l’entreprise cliente et le fournisseur de solution afin de réussir une transition fluide.
Etant donné l’envergure du projet, il était essentiel pour Christelle Léger d’avoir une totale confiance en son intégrateur. « Oui, le changement peut faire peur. Ce qui me faisait peur avec l’outil informatique c’était de perdre des données (…), de perdre la facilité qu’on peut avoir sur un tableau Excel. » confie-t-elle. La réactivité de l’équipe Dilog ; orientée vers la résolution de problèmes, a contribué à créer un climat de confiance « on voyait que c’était réactif et que tu avais toujours une solution à proposer » renchérit Christelle en s’adressant à Carole Bretaud, directrice Dilog, société intégratrice de Visual Planning. La présence physique des équipes Dilog a également été un facteur clé de succès dans l’implémentation de la solution informatique.
Enfin, il ne faut pas sous-estimer l’impact de Christelle sur la réussite de ce projet. Convaincue depuis le début, son engagement a permis à l’équipe Dilog de construire un planning sur-mesure répondant aux attentes et spécificités de leur métier.
C’est un bel exemple de travail collaboratif ! Merci à Christelle Léger et son équipe pour leur confiance.
Quelles sont les prochaines étapes ?
Pour le moment l’équipe mobile n’a pas accès au planning. Christelle et son équipe impriment donc les plannings préparés dans Visual Planning et leur remettent le vendredi matin pour la semaine à venir. Cela devrait bientôt changer puisque l’équipe sera prochainement équipée de tablettes portables et de licences VPPORTAL.
VPGO est l’application mobile de Visual Planning. Elle permettra aux équipes mobiles de consulter leur planning mais également de déclarer leurs heures sur leur tablette ou téléphone portable. Cette fonctionnalité permettra notamment de remplacer les cartons d’heures à remplir manuellement puis à déposer au service RH. Ce module a pour objectif de soulager le service RH sur la préparation de la paie.